Certidão é a cópia oficial, com fé pública, do que está anotado em um registro. Numa compra, venda, financiamento ou inventário de imóvel, ela é o que separa um negócio seguro de uma surpresa depois da assinatura. O problema quase nunca é "tirar uma certidão": é saber quais o caso exige, de quem (imóvel, vendedor, comprador, falecido), em que ordem e até quando cada uma vale.
Certidões do imóvel: a base de qualquer negócio
A peça central é a certidão da matrícula com ônus reais e ações, emitida pelo cartório de registro de imóveis onde o imóvel está matriculado. Ela mostra o dono registrado e o que pesa sobre o bem: hipoteca, alienação fiduciária, penhora, indisponibilidade, usufruto.
Em volta dela há dois grupos:
- Certidões fiscais, do imóvel e do vendedor, que mostram se há débitos que podem acompanhar o bem ou atrapalhar a escritura.
- Certidões da Justiça, que indicam ações contra o vendedor capazes de afetar a venda. Umas são exigidas para a escritura; outras são só recomendadas como cautela.
O guia de certidões imobiliárias separa o que é obrigatório, o que o comprador pode dispensar e para que serve cada uma.
| Você quer saber | Onde está o registro | Guia |
|---|---|---|
| Quem é o dono de um imóvel e se há hipoteca, penhora ou outro ônus | Cartório de Registro de Imóveis (matrícula) | Certidões imobiliárias no DF |
| Se o vendedor ou a empresa tem dívida protestada | Tabelionato de protesto | Protestos |
| Nascimento, casamento, divórcio averbado ou óbito | Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais | Certidões civis |
| Que um documento brasileiro é autêntico, para usar em outro país | Cartório que emitiu, cartório que apostila e tradutor público | Documentos internacionais |
Validade: onde os negócios mais tropeçam
- Para lavrar escritura de compra e venda, a certidão da matrícula com ônus vale 30 dias (Decreto 93.240/1986, art. 1º, IV). No DF, a certidão eletrônica do registro de imóveis também vale 30 dias e não pode ser revalidada.
- Para certidões de nascimento, casamento ou óbito, a lei não fixa prazo geral: quem recebe o documento decide se aceita uma certidão emitida há mais tempo.
- Banco, consulado, tabelionato e órgão público costumam pedir certidão "atualizada", com data máxima de emissão. Esse prazo é regra de quem recebe, não da lei, salvo casos específicos.
Na prática, o risco é tirar as certidões cedo demais e vê-las vencer antes da assinatura, ou tarde demais e atrasar o negócio. A data de cada uma precisa conversar com a data do ato.
Erros comuns
- Confundir consulta com certidão. Visualização de matrícula, pesquisa de bens e consulta de protesto ajudam a se informar, mas não substituem a certidão quando ela é exigida.
- Pedir no cartório errado. A certidão da matrícula só sai do cartório de registro que atende o imóvel.
- Esquecer uma das partes. Num negócio com imóvel, costuma ser preciso reunir certidões do imóvel e das pessoas envolvidas, inclusive do cônjuge, conforme o caso.
- Ler só a primeira página. Um ônus antigo não cancelado, uma averbação de indisponibilidade ou uma construção não averbada aparecem no corpo da matrícula.
- Misturar taxa com serviço. Os emolumentos são fixados na tabela do tribunal de cada estado. Quem cobra para localizar, pedir e conferir deve separar o valor do serviço da taxa do cartório.
Protesto
Existem dois produtos diferentes. A consulta gratuita mostra se há protesto em nome de um CPF ou CNPJ, mas, pelo Código Nacional de Normas do CNJ, não tem valor jurídico de certidão. A certidão de protesto é o documento formal: o tabelião deve entregá-la em até 5 dias úteis, cobrindo pelo menos os 5 anos anteriores (Lei 9.492/1997, art. 27). No DF, uma central emite certidão única de todos os tabelionatos de protesto, com emolumento cobrado por tabelionato pesquisado conforme a tabela vigente. Detalhes em protestos.
Certidões civis e documentos para o exterior
Certidões civis ficam no cartório de Registro Civil onde o fato foi registrado. Qualquer pessoa pode pedir a de breve relato sem dizer o motivo; a de inteiro teor tem regras mais rígidas quando envolve dados protegidos, como adoção. O cartório tem até 5 dias para entregar (Lei 6.015/1973, art. 19), e a certidão digital tem a mesma fé pública da impressa. A primeira certidão de nascimento e a de óbito são gratuitas. Veja certidões civis.
Documentos para uso no exterior precisam de uma formalidade que prove a autenticidade da assinatura de quem os emitiu: a Apostila da Haia, para países da Convenção (em vigor no Brasil desde 14/08/2016), ou a legalização no Ministério das Relações Exteriores, para os demais. Conforme o destino, entra também a tradução juramentada. A ordem entre essas etapas está em documentos internacionais.
Quando vale delegar
A certidão pode ser solicitada diretamente ao órgão competente. Delegar faz sentido quando:
- o negócio tem data marcada e as certidões precisam estar válidas no dia da assinatura;
- são várias certidões, de pessoas e órgãos diferentes, e alguém precisa conferir se estão completas e coerentes entre si;
- você não sabe qual cartório tem o registro;
- você está fora do DF ou sem tempo para acompanhar cada pedido;
- é preciso conferir se nomes, documentos e dados do imóvel batem entre as certidões e com o negócio.
Certidões do imóvel, conferidas e organizadas
No serviço de certidões imobiliárias, cuidamos da obtenção, da conferência e da organização das certidões do imóvel e das partes, com controle de validade para a data do negócio. Você recebe o conjunto conferido e separado por finalidade (compra e venda, financiamento ou inventário).
Se a necessidade é outra, também cuidamos da certidão de protesto, da segunda via de certidão civil e de documentos para uso no exterior.