Três situações, três caminhos
Quase todo pedido de "documento para o exterior" cai em uma destas situações. Identificar a sua antes de começar evita pagar duas vezes pela mesma certidão ou pela mesma tradução.
| Situação | Etapas | Quem atua |
|---|---|---|
| Documento brasileiro para país que aderiu à Convenção da Apostila | Certidão atualizada → apostila do original → tradução juramentada → apostila da tradução | Cartório de origem, cartório apostilante, tradutor público |
| Documento brasileiro para país fora da Convenção | Certidão → legalização no Itamaraty → consularização na repartição do país de destino | Cartório, Ministério das Relações Exteriores, consulado estrangeiro |
| Documento estrangeiro para uso no Brasil | Apostila no país de origem (ou legalização consular brasileira) → tradução juramentada no Brasil → registro em Títulos e Documentos | Autoridade estrangeira, tradutor público, cartório de RTD |
Documento brasileiro para uso no exterior
O primeiro passo é ter o documento no formato que o país de destino aceita. Para certidões de nascimento e casamento, alguns destinos pedem inteiro teor, outros aceitam breve relato, e muitos exigem emissão recente. Essas regras são do órgão estrangeiro, não da lei brasileira, e uma certidão errada nessa fase contamina todas as etapas seguintes. As regras de cada certidão estão em segunda via da certidão de nascimento e segunda via da certidão de casamento.
Depois da certidão, o Código Nacional de Normas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), art. 15, §1º, prevê duas apostilas distintas quando a tradução também precisa ser apostilada: a primeira no documento original, emitida por cartório autorizado; a segunda na tradução juramentada, feita por tradutor público matriculado em Junta Comercial sobre o documento já apostilado.
A mesma norma diz que a apostila na tradução só vale se a tradução for de tradutor público (ou tradutor ad hoc nomeado pela Junta) e que documento bilíngue não dispensa a tradução juramentada. Veja os detalhes em Apostila da Haia e em tradução juramentada.
A apostila atesta a assinatura, o cargo de quem assinou e o selo. Ela não confirma o conteúdo do documento.
País fora da Convenção: legalização no Itamaraty
Quando o país de destino não aderiu à Convenção da Apostila, a Resolução CNJ 228/2016 (art. 5º) mantém o caminho antigo, sob responsabilidade do Ministério das Relações Exteriores (MRE, o Itamaraty). Segundo a página oficial do serviço, a legalização no MRE é gratuita, tem prazo estimado de 8 a 15 dias corridos e não valida o conteúdo do documento. Depois dela, o documento ainda passa pela repartição consular do país de destino (a "consularização"), com exigências e custos definidos por esse país.
São duas etapas em órgãos diferentes, e a segunda depende de regras de outro país, o que abre espaço para exigências que não aparecem na norma brasileira.
Se existir tratado bilateral que dispense a legalização entre o Brasil e o país de destino, ele prevalece e nem a apostila é exigida (Res. CNJ 228/2016, art. 3º).
Documento estrangeiro para uso no Brasil
O caminho é o inverso. O documento emitido lá fora recebe a apostila no próprio país de origem, se ele for parte da Convenção. Se não for, a legalização é feita somente nas repartições consulares brasileiras no exterior, mediante emolumentos consulares. O MRE em Brasília não legaliza documento estrangeiro.
Depois, já no Brasil:
- tradução juramentada por tradutor público brasileiro;
- registro no cartório de Títulos e Documentos (RTD), para que o documento produza efeitos perante repartições públicas, juízos e terceiros (Lei de Registros Públicos, arts. 129, 6º, e 148).
Esse caminho vale para procurações, certidões, diplomas e sentenças estrangeiras. O guia específico está em documento estrangeiro para usar no Brasil.
O que decide o caminho de cada caso
Três variáveis definem quase todo o trabalho, e errar qualquer uma delas obriga a refazer etapas pagas:
- O país e o órgão de destino, que definem se vale a apostila ou a legalização.
- A modalidade e a data da certidão que o órgão aceita (breve relato ou inteiro teor, emissão recente ou não).
- Se a tradução também precisa ser apostilada, o que a regra brasileira prevê, mas o destino pode dispensar ou exigir de outra forma.
Documento pronto para valer no exterior
No serviço de documentos para uso no exterior, partimos da lista de exigências do destino e coordenamos certidão, apostila e tradução na ordem certa, com conferência final de nomes, páginas e sequência. A tradução continua sendo feita e assinada por tradutor público, e a apostila, pelo cartório.