O que a lei diz
A Lei de Registros Públicos (Lei 6.015/1973, art. 19, §7º) afirma que a certidão impressa e a eletrônica "terão validade e fé pública". Não há, nessa lei nem no Código Nacional de Normas do CNJ, um prazo geral depois do qual a certidão de nascimento, casamento ou óbito deixe de valer.
Então por que tanta gente ouve "sua certidão está vencida"? Porque a exigência vem de quem recebe o documento, e ela tem uma razão prática.
Por que pedem certidão recente
A certidão é uma fotografia do registro no dia em que foi emitida. O cartório é obrigado a incluir nela todas as alterações averbadas até aquela data, mesmo que você não peça (Lei 6.015/1973, art. 21). Depois da emissão, o registro pode mudar e a certidão antiga não acompanha.
Exemplos do que uma certidão antiga pode não mostrar:
- divórcio, separação ou anulação averbados no registro de casamento;
- mudança de nome depois do casamento ou do divórcio;
- reconhecimento de paternidade e outras averbações no nascimento;
- óbito, que a lei manda anotar nos assentos de nascimento e de casamento (art. 107).
Para quem vai lavrar uma escritura, liberar um benefício ou registrar um casamento, uma certidão antiga pode mostrar um estado civil que já mudou. Por isso o destinatário fixa uma data mínima de emissão.
O único prazo que está na norma
Encontramos um caso em que a própria norma define o que é "atualizada": na alteração de sobrenome pedida diretamente ao cartório de registro civil (como incluir sobrenome de família, incluir ou excluir o do cônjuge ou excluir o do ex-cônjuge), o pedido é instruído com certidões atualizadas, e considera-se atualizada a certidão expedida há, no máximo, 90 dias (Código Nacional de Normas, art. 515-I, §3º).
Fora dessa hipótese, os 30, 60 ou 90 dias que aparecem em exigências de órgãos, bancos e consulados são regra do destinatário, e não da lei.
Prazos que não são validade
Três prazos costumam ser confundidos com validade:
| Prazo | O que é de fato |
|---|---|
| Até 5 dias | Tempo máximo para o cartório emitir (Lei 6.015/1973, art. 19) |
| 30 dias corridos | Tempo em que a certidão eletrônica fica na central dos cartórios (Código Nacional de Normas, art. 239, §2º) |
| Até 90 dias | Tempo de download do arquivo no Portal do Registro Civil |
Depois que o arquivo sai do portal, o PDF original que você guardou continua podendo ser validado. O que decide se ele serve é a data de emissão aceita pelo destinatário. A diferença entre os formatos está em certidão digital ou impressa.
Onde a pergunta costuma aparecer
| Situação | O que conferir |
|---|---|
| Inventário em cartório | A Resolução CNJ 35/2007 não fixa validade para a certidão de óbito; a escritura cita a data de expedição (art. 21). Confirme com o tabelionato. |
| Escritura de imóvel | O estado civil das partes vem das certidões civis. Pergunte ao tabelionato qual data de emissão ele aceita. |
| Alteração de sobrenome no cartório | Certidão de até 90 dias, por norma. |
| Uso no exterior | O consulado ou órgão estrangeiro define. Pergunte antes de apostilar e traduzir. |
| Banco, empresa ou órgão público | Política do destinatário. Peça a exigência por escrito, se possível. |
No inventário extrajudicial, a lista de certidões exigidas (óbito, parentesco, casamento do cônjuge sobrevivente e dos herdeiros casados) está no art. 22 da Resolução CNJ 35/2007. O inventário exige advogado. Este procedimento pode exigir atuação de advogado habilitado. A atividade jurídica não integra nossos serviços e deve ser contratada separadamente.
A certidão antiga ainda serve
Uma certidão emitida há anos não perde a fé pública e continua útil. Ela traz o nome do cartório, o livro, a folha e o termo do registro, dados que aceleram o pedido da nova via. E pode ser aceita onde o destinatário não exige data de emissão. Se você não tem nenhuma e não sabe onde foi o registro, veja não sei o cartório do registro.
Não confunda com certidão de imóvel
Certidões do Registro de Imóveis seguem outra lógica. O RI Digital, portal do Operador Nacional do Registro Eletrônico de Imóveis (ONR), informa que a certidão digital de matrícula tem validade de 30 dias para a prática de atos notariais. Esse prazo não se aplica às certidões de nascimento, casamento e óbito. Para certidões de imóvel, veja certidões para comprar e vender imóvel no DF.
Por que tanta gente paga duas vezes
- A exigência do destinatário não foi conhecida antes. A data de emissão aceita e a modalidade (breve relato ou inteiro teor) variam de quem recebe para quem recebe.
- A certidão foi pedida cedo demais. Quando o ato atrasa, a data de emissão sai do limite aceito, mesmo sem a lei fixar validade.
- No exterior, a sequência é longa. Certidão, apostila e tradução levam tempo, e a data de emissão pode ficar velha antes de o documento chegar ao destino.
As regras de cada certidão estão em segunda via da certidão de nascimento e segunda via da certidão de casamento. No serviço de segunda via de certidão civil, partimos da exigência de quem vai receber o documento para definir formato e momento da emissão.