Por que a segunda via volta com problema
A certidão de nascimento parece o documento mais simples do mundo, e por isso quase ninguém pensa antes de pedir. O que costuma dar errado não é conseguir a certidão, e sim conseguir a certidão errada e ter de pagar outra:
- Modalidade errada. O breve relato é a certidão comum. O inteiro teor reproduz o registro completo, tem regras mais rígidas e só faz sentido quando alguém exige.
- Suporte errado. Digital e impressa têm o mesmo valor jurídico, mas quem recebe pode aceitar só uma delas.
- Data de emissão fora do que o destinatário aceita. Não há validade legal geral, mas bancos, consulados e cartórios costumam fixar uma data máxima.
- Uso no exterior sem planejamento. Certidão emitida sem pensar na apostila e na tradução pode ter de ser refeita no meio do caminho.
- Registro com erro. A 2ª via reproduz o que está no livro, inclusive erro de grafia ou de data, e o problema só aparece quando o destinatário confere.
As regras gerais das certidões civis estão resumidas no hub de certidões civis. Aqui o foco é a certidão de nascimento.
Onde está o registro e por que isso importa
A certidão sai do cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais (RCPN) que guarda o registro. Se existe uma certidão antiga, o nome do cartório, o livro, a folha e o termo estão nela, e isso encurta muito o caminho. Quando ninguém sabe onde foi o registro, o problema passa a ser localizá-lo; veja não sei o cartório do registro.
A distância deixou de ser um obstáculo legal. A Lei 6.015/1973, art. 19, §6º, permite pedir a qualquer cartório a certidão eletrônica de um registro feito em outro, pelo Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (SERP), e os cartórios são obrigados a atender pedidos feitos à distância, desde que os emolumentos sejam pagos (Código Nacional de Normas do CNJ, art. 240). O custo, porém, muda: nesse formato, pagam-se os dois cartórios, o de origem, pela certidão, e o que recebeu o pedido, pelo serviço (art. 239, §3º).
Para o breve relato, a lei não exige requerimento nem identificação de quem pede (Código Nacional de Normas, art. 113). O cartório tem até 5 dias para emitir (Lei 6.015/1973, art. 19), e contra recusa ou atraso cabe reclamação (art. 20). Pela central eletrônica dos cartórios, o prazo é de até 5 dias úteis após o pagamento (Código Nacional de Normas, art. 239); se houver envio de papel, soma-se o tempo de entrega.
Quem mora longe ou fora do Brasil
A certidão eletrônica resolve a maior parte dos casos de quem está longe, porque tem a mesma fé pública da impressa. O obstáculo aparece quando o destino exige papel: o portal mantido pelos cartórios não envia certidão impressa para fora do país, e o papel precisa ser retirado no Brasil ou obtido por materialização, que é a impressão da certidão eletrônica assinada por um cartório de registro civil, com emolumento próprio (Código Nacional de Normas, art. 239, §4º).
A certidão eletrônica é assinada com certificado digital e não pode ser enviada pelo cartório por e-mail comum (Código Nacional de Normas, art. 239, §2º). Desconfie de quem oferece "certidão por e-mail" sem arquivo verificável.
Certidão "atualizada": o que isso significa
O cartório é obrigado a incluir na certidão todas as alterações averbadas no registro até a data da emissão, mesmo que você não peça (Lei 6.015/1973, art. 21). Por isso, uma certidão nova mostra mudanças de nome, reconhecimento de paternidade e outras averbações que a antiga não tinha.
Quando um órgão pede certidão "atualizada", normalmente quer uma emitida há pouco tempo. Não existe prazo legal geral de validade para a certidão de nascimento. O único prazo normativo encontrado é o de 90 dias na alteração de sobrenome feita diretamente no cartório (Código Nacional de Normas, art. 515-I, §3º). Em qualquer outro caso, pergunte a quem vai receber qual data de emissão ele aceita e só então peça a sua.
Digital ou impressa
Pela Lei 6.015/1973, art. 19, §7º, a certidão impressa e a eletrônica "terão validade e fé pública". A lei ainda manda que as certidões sejam fornecidas eletronicamente, com meio de conferir a autenticidade (art. 19, §5º).
Na prática:
- escolha a digital para enviar a órgãos que aceitam arquivo (muitos processos já são eletrônicos) e para quem mora longe;
- escolha a impressa quando o destinatário exigir papel ou quando o documento for ser apostilado em papel.
Inteiro teor: quando pedir e quais as restrições
A certidão de inteiro teor copia o registro inteiro, e não só os dados que a lei manda constar no breve relato. Algumas finalidades exigem essa modalidade, mas ela não é uma "certidão mais completa" que sirva para tudo: tem regras próprias e pode esbarrar em dados protegidos.
- Exige pedido escrito e assinado, com o motivo e o grau de parentesco de quem pede (Código Nacional de Normas, art. 117).
- O próprio registrado, o representante legal e o procurador com poderes especiais pedem sem precisar de juiz. Terceiro que pede dados sensíveis precisa de autorização judicial. Após a morte do titular, os parentes em linha reta podem pedir sem ordem judicial (art. 114).
- São restritos os dados de legitimação, adoção, reconhecimento de filho e mudança de nome ou sexo de pessoa transgênero (art. 116, §2º). A menção à legitimidade da filiação só aparece a pedido do interessado ou por ordem judicial (Lei 6.015/1973, art. 19, §3º).
- Adoção: o inteiro teor pedido pelo próprio adotado traz todo o registro, mas sem a origem biológica, salvo ordem judicial (Código Nacional de Normas, art. 473, §1º).
Pedida pela internet, o inteiro teor hoje sai só em formato eletrônico, o que pesa quando o destino exige papel. As diferenças entre as modalidades estão em inteiro teor ou breve relato.
Custos no DF
Pela Tabela VI da Resolução TJDFT 2/2025, em vigor em 2026:
| Item | Como é cobrado |
|---|---|
| Certidão de nascimento (breve relato ou inteiro teor, 1 folha) | Emolumento mais contribuição ao registro civil, pela tabela |
| Emissão, no DF, de certidão cujo registro está em outro cartório | Emolumento do cartório que recebe o pedido, além da certidão do cartório de origem |
| Folha excedente | Cobrada por folha, exceto na certidão pedida pela internet |
O valor depende do tipo de certidão, da modalidade de emissão e da tabela de emolumentos vigente. Como os valores são atualizados, consulte a tabela oficial do TJDFT ou peça orçamento para confirmarmos o custo atual. O valor do nosso serviço é sempre informado à parte. Em outros estados, vale a tabela do tribunal local. Pedidos feitos pela internet ainda podem somar taxa administrativa e frete, e a materialização tem emolumento próprio.
No DF, o CPF é incluído gratuitamente na 2ª via de registros antigos, feitos antes do Provimento CNJ 63/2017 (Código de Normas do TJDFT, art. 653).
Gratuidade
- A primeira certidão de nascimento é gratuita para todos (Lei 6.015/1973, art. 30).
- As demais são gratuitas para os reconhecidamente pobres. A pobreza é provada por declaração do próprio interessado, e declaração falsa gera responsabilidade civil e criminal (art. 30, §§1º a 3º). A certidão não menciona a gratuidade.
- Quem tem direito à gratuidade não paga emolumento, e pode pedir diretamente ao cartório sem custo.
Uso no exterior: apostila e tradução
Para um país estrangeiro aceitar a certidão, normalmente é preciso comprovar que ela é autêntica. Isso acrescenta etapas que dependem umas das outras, e é aí que a maior parte do retrabalho acontece.
- Apostila da Haia. Nos países da Convenção da Apostila, o documento recebe uma apostila, emitida por cartório autorizado, que confirma a assinatura e o cargo de quem emitiu, não o conteúdo. É cobrada por documento, pela regra de equivalência do CNJ, e a certidão eletrônica assinada pode ser apostilada sem impressão, se o formato for compatível. Veja Apostila da Haia.
- País fora da Convenção. Vale a legalização no Ministério das Relações Exteriores e, depois, na representação do país de destino.
- Tradução juramentada. Se o destino exige o documento no idioma local, a tradução com fé pública no Brasil é do tradutor público inscrito em junta comercial (Lei 14.195/2021). Quando a tradução também precisa de apostila, a norma brasileira prevê duas apostilas distintas, primeiro na certidão original e depois na tradução (Código Nacional de Normas, art. 15, §1º). Veja tradução juramentada.
Uma certidão emitida na modalidade errada, ou apostilada antes de uma correção no registro, obriga a refazer tudo o que vem depois. Se o país de destino exige breve relato ou inteiro teor, tradução apostilada ou tradução feita lá, isso é regra dele, e a exigência precisa estar clara antes da emissão.
Se o registro tiver erro
A 2ª via reproduz o que está no registro, inclusive erros de grafia ou de data. Corrigir o registro é outro procedimento, a retificação. A retificação feita no cartório, com a averbação, paga emolumento próprio da tabela. Casos que dependem de decisão judicial podem exigir atuação de advogado habilitado. A atividade jurídica não integra nossos serviços e deve ser contratada separadamente.
Para certidões de casamento, com as averbações de divórcio e mudança de nome, veja segunda via da certidão de casamento.
Segunda via no formato certo, conferida
No serviço de segunda via de certidão civil, localizamos o cartório do registro e cuidamos da segunda via no formato que o destinatário exige, com conferência de nomes, datas, filiação e averbações antes da entrega. Se o documento vai para fora do país, o serviço de documentos para uso no exterior coordena certidão, apostila e tradução na ordem certa.