O problema
Você precisa de uma certidão de nascimento, casamento ou óbito, mas ninguém sabe em qual cartório o registro foi feito. Não há certidão antiga em casa, a família mudou de cidade várias vezes, os pais já faleceram. Sem o cartório, o pedido da segunda via não sai do lugar, e o prazo do banco, do tabelionato ou do consulado continua correndo.
A certidão sempre sai do cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais que guarda o registro. Quando se sabe qual é, o caminho é curto: uma certidão antiga, mesmo fotocopiada, traz o nome do cartório e os dados de livro, folha e termo, que levam direto ao assento. Quando não se sabe, o trabalho passa a ser de localização.
Por que o registro fica difícil de achar
- O lugar do registro nem sempre é o lugar do fato. Pela Lei 6.015/1973, art. 50, o nascimento pode ser registrado no lugar do parto ou no da residência dos pais. Quem nasceu numa cidade pode ter sido registrado em outra.
- O casamento segue a residência dos noivos. A habilitação é feita no cartório do distrito de residência de um deles (Lei 6.015/1973, art. 67), que pode não ser a cidade onde a família viveu depois.
- Grafia. Letras dobradas, acentos, sobrenomes invertidos ou abreviados fazem um registro existente parecer inexistente.
- Registro fora do Brasil. Quem nasceu ou casou no exterior pode ter o assento em repartição consular ou em órgão estrangeiro, e não em cartório brasileiro. Há também pistas que a própria lei cria: o casamento é anotado no assento de nascimento de cada cônjuge (Lei 6.015/1973, art. 107), então uma certidão de nascimento atualizada pode apontar onde o casamento foi registrado.
O que a busca pode e não pode mostrar
O Código Nacional de Normas do CNJ (art. 121) permite a qualquer interessado buscar nos índices dos cartórios de Registro Civil de Pessoas Naturais, sem justificar e sem requerimento, pagando os emolumentos da tabela local. Buscas que vão além dos índices, em outras fontes, são diferentes: exigem requerimento escrito e fundamentado, e o oficial analisa a finalidade, com revisão pelo juiz competente em caso de recusa (art. 121, parágrafo único).
Localizado o registro, a distância deixa de ser problema. A Lei 6.015/1973, art. 19, §6º, permite que qualquer cartório emita a certidão eletrônica de um registro feito em outro, e os cartórios são obrigados a atender pedidos feitos à distância, pagos os emolumentos (Código Nacional de Normas, art. 240). Nesse formato, somam-se os emolumentos dos dois cartórios envolvidos, salvo gratuidade (art. 239, §3º).
Quando nada é encontrado, o cartório pode emitir certidão negativa. Pelo Código Nacional de Normas (art. 238), ela só sai depois de uma consulta à central eletrônica dos cartórios de registro civil, e o código da consulta vai impresso na certidão. A norma prevê também consulta prévia ao sistema consular do Ministério das Relações Exteriores quando essa integração estiver disponível.
As consequências de desistir cedo ou de concluir errado
- Negativa tomada como definitiva. Uma busca com grafia errada ou na cidade errada devolve "nada consta" para um registro que existe. Quem aceita esse resultado pode partir para um procedimento de regularização que não era necessário.
- Certidão de outra pessoa. Homônimos existem; sem conferir filiação e datas, é possível receber a certidão de alguém com o mesmo nome.
- Prazo perdido. Escritura, inventário, casamento ou processo de cidadania ficam parados enquanto o registro não aparece.
- Registro no exterior ignorado. Quando o fato aconteceu fora do Brasil, a certidão estrangeira precisa de legalização ou apostila e de tradução por tradutor público, e o traslado segue a Resolução CNJ 155/2012. Veja documento estrangeiro para usar no Brasil.
Se, mesmo com a busca bem feita, não houver registro, o caso deixa de ser de localização e passa a ser de regularização do registro civil, que é outro procedimento. Casos que dependem de decisão judicial podem exigir atuação de advogado habilitado. A atividade jurídica não integra nossos serviços e deve ser contratada separadamente.
O óbito segue a mesma lógica: a certidão sai do cartório que registrou o falecimento. Detalhes em certidão de óbito.
Que tipo de serviço resolve
O que resolve é uma localização feita com método: partir do que a família sabe (cidades, datas, nomes dos pais, grafias possíveis), buscar onde o registro provavelmente está e só aceitar o resultado negativo depois de esgotar as hipóteses razoáveis. No serviço de segunda via de certidão civil, identificamos o cartório a partir dos dados que você tiver, cuidamos da segunda via no formato que o destinatário exige e conferimos nomes, datas, filiação e averbações antes da entrega. Para as regras de cada certidão, veja segunda via da certidão de nascimento e segunda via da certidão de casamento.