O que é e quem faz
A cópia autenticada é uma reprodução que o tabelião confere com o original e declara fiel. O ato é exclusivo do tabelião de notas (Lei 8.935/1994, art. 7º, V): cartório de registro de imóveis, de registro civil ou de protesto não autentica cópias, a menos que a mesma serventia acumule também as notas. A escolha do tabelionato é livre (art. 8º); a lista do DF está em tabelionatos de notas do DF.
Não confunda com o reconhecimento de firma, que confere uma assinatura. A autenticação confere uma cópia.
Como o cartório faz, pelas regras do DF
O Código de Normas dos Serviços Notariais e de Registro do DF, editado pela Corregedoria do Tribunal de Justiça (TJDFT), regula o ato nos arts. 270 a 275:
- a autenticação é feita mediante confronto entre o original e a cópia apresentada, com identificação de quem autenticou (art. 270);
- cada conferência é um ato, e frente e verso contam como um só (art. 271);
- as etiquetas adesivas de segurança são facultativas no DF; o ato leva selo digital consultável no site do TJDFT (arts. 273 a 275).
Na prática:
- Pergunte a quem vai receber o documento se aceita cópia autenticada em papel ou autenticação digital.
- Separe os originais. Sem o original, não há confronto.
- Leve cópias legíveis e completas, uma por documento.
- Confira, na saída, se cada cópia recebeu o selo e a identificação de quem autenticou.
O que o cartório não autentica
O art. 272 lista as cópias vedadas. Veja cada caso e como evitar a recusa:
| Vedado | Como evitar |
|---|---|
| Cópia em papel térmico de fax | Leve cópia em papel comum |
| Cópia com trecho apagado, danificado, rasurado, ilegível ou com corretivo | Tire nova cópia a partir do original |
| Cópia que não retrata fielmente o original | Confira margens, cores e cortes antes |
| Cópia de cópia | Só se a cópia anterior tiver sido autenticada pela própria serventia; do contrário, parta do original |
| Folha com vários documentos sem apresentar todos os originais | Leve todos os originais ou faça uma cópia por documento |
| Parte de documento cuja compreensão depende da leitura integral | Autentique o documento inteiro |
A parte de um documento que produza efeitos sozinha pode ser autenticada com a ressalva "a presente cópia é parte de um documento" (art. 272, parágrafo único). É o caso, por exemplo, de uma página específica que o órgão pediu, desde que ela se sustente isoladamente.
Documentos de imóvel irregular
O art. 614 do Código de Normas exige, nos atos de autenticação de documentos e de reconhecimento de firma relativos a imóveis urbanos irregulares, que o imóvel tenha inscrição no IPTU, que a descrição no documento seja igual à do IPTU e que o cedente ou alienante seja o titular do direito nesse cadastro. Se o documento a autenticar tratar da cessão de um imóvel nessa situação, confirme antes com o tabelionato. Mais sobre o tema em reconhecimento de firma por autenticidade ou semelhança.
Autenticação digital
Quando o documento precisa ser enviado em arquivo, a alternativa é a autenticação digital. O Código Nacional de Normas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), Provimento 149/2023, trata dela no art. 305:
- o tabelião desmaterializa o documento, isto é, digitaliza e confere a cópia digital com o original, pela Central Notarial de Autenticação Digital (CENAD);
- a cópia gerada tem a mesma força jurídica de uma autenticação de cópia (§5º);
- o ato gera um registro com código de integridade (hash), e quem recebe o arquivo pode conferir a autenticidade na CENAD por até cinco anos (§4º).
Materializar documento eletrônico (imprimir e certificar), desmaterializar documento físico e autenticar documento eletrônico também são atos exclusivos do tabelião de notas (art. 306, I e II).
| Situação | Cópia autenticada em papel | Autenticação digital |
|---|---|---|
| Destinatário pede papel | Adequada | Precisa ser materializada no tabelionato |
| Envio por sistema ou e-mail | Não serve como arquivo | Adequada |
| Conferência pelo destinatário | Selo digital no site do TJDFT | Consulta na CENAD, por até cinco anos |
Quando se exige cópia autenticada
Não há regra geral. Quem pede é o órgão, o banco ou o cartório que vai receber o documento, e cada um define se aceita cópia simples, cópia autenticada, autenticação digital ou só o original. Pergunte antes, para não pagar por atos desnecessários.
Se o documento vai para o exterior, a autenticação pode não bastar: veja apostilamento de Haia.
Custo
A autenticação é paga por emolumentos, com valor por ato fixado na tabela oficial do DF. Como cada conferência é um ato (art. 271), o total depende do número de documentos. Veja como esses valores são definidos em emolumentos e confirme a tabela vigente no tabelionato.