Primeiro o destino, depois o documento
Duas perguntas definem o trabalho: para qual país o documento vai e que tipo de documento ele é. A primeira decide entre apostila e legalização consular; o quadro geral dessa escolha está em documentos internacionais. Esta página cuida da segunda pergunta, que é onde a maior parte dos pedidos trava.
Um cuidado sobre o destino: a adesão de um país à Convenção só produz efeitos em relação aos países que não fizeram objeção a ela (Convenção da Apostila, art. 12). A tabela oficial da HCCH, que administra a Convenção, traz a situação de cada país e as observações sobre adesões. E, se houver tratado bilateral que dispense a legalização, ele prevalece e a apostila não é exigida (Resolução CNJ 228/2016, art. 3º).
O caminho de cada tipo
| Documento | É documento público? | Onde recai a apostila |
|---|---|---|
| Certidão de nascimento, casamento, óbito | Sim | Na própria certidão |
| Escritura, procuração pública, ata notarial | Sim (ato notarial) | No traslado ou na certidão do ato |
| Certidão de matrícula de imóvel | Sim | Na própria certidão |
| Documento de juízo, Ministério Público ou oficial de justiça | Sim | No próprio documento |
| Contrato, declaração ou carta particular | Não | No reconhecimento de firma ou na certidão de registro |
| Documento de consulado ou embaixada | Fora da Convenção | Não recebe apostila |
Certidões do registro civil e do registro de imóveis
São documentos públicos emitidos por registradores. Qualquer cartório cadastrado pode apostilar, sem depender da especialidade nem da circunscrição (Código Nacional de Normas do CNJ, art. 4º, §1º). Uma certidão de nascimento emitida em outro estado pode, portanto, ser apostilada em Brasília. Antes de apostilar, confirme com o destinatário se ele quer certidão recente, breve relato ou inteiro teor, porque a apostila fica presa àquela via.
Escrituras e procurações públicas
Atos notariais estão expressamente na lista de documentos públicos da Convenção (art. 1º, alínea c). Isso vale para a escritura de compra e venda de um imóvel que o banco estrangeiro quer ver e para a procuração pública que você vai usar lá fora. A apostila confirma a assinatura e o cargo do tabelião. O que foi declarado na escritura continua sendo responsabilidade de quem declarou.
Documentos de juízo
A Convenção inclui documentos de autoridade ligada à jurisdição, inclusive de escrivão e oficial de justiça (art. 1º, alínea a). As Corregedorias e os juízes diretores de foro apostilam apenas documentos de interesse do Poder Judiciário, como os de adoção internacional (Código Nacional de Normas, art. 6º).
Documentos particulares
Contrato, declaração, carta-convite e outros papéis assinados por particulares não são documentos públicos. A Convenção alcança, porém, as declarações oficiais apostas sobre eles, como o reconhecimento de assinatura e a certidão que comprova o registro do documento (art. 1º, alínea d). Há dois caminhos:
- Reconhecimento de firma em cartório de notas, e a apostila sobre esse reconhecimento. O Código Nacional de Normas trata esse apostilamento como excepcional: a apostila traz a assinatura e o cargo do tabelião que reconheceu a firma (art. 9º, §3º).
- Registro do documento em Títulos e Documentos e apostila sobre a certidão desse registro.
Nos dois casos, a apostila só é admitida em documento de natureza particular (art. 9º, §4º) e não diz nada sobre o conteúdo do contrato. Se o documento particular precisar de revisão ou adaptação para a lei estrangeira, isso é trabalho jurídico. Este procedimento pode exigir atuação de advogado habilitado. A atividade jurídica não integra nossos serviços e deve ser contratada separadamente.
O que fica fora da Convenção
A Convenção não se aplica a documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares nem a documentos administrativos diretamente ligados a operações comerciais ou aduaneiras (art. 1º). Para esses, pergunte ao órgão de destino qual forma de autenticação ele aceita.
O cartório também recusa a apostila em documento que evidentemente contenha ato contrário à lei brasileira (Resolução CNJ 228/2016, art. 4º).
Documento em papel ou digital
- Papel: a apostila é afixada ao documento, e o cartório exige o original assinado fisicamente (Resolução CNJ 228/2016, art. 8º, §3º). Não existe apostila avulsa.
- Digital: documento eletrônico assinado pode receber a apostila eletrônica sem impressão, se o formato for compatível com o sistema do CNJ. A apostila é gravada em arquivo único, logo após o documento (Código Nacional de Normas, art. 14). A norma considera assinado eletronicamente o documento com certificado ICP-Brasil ou com declaração verificável em site governamental (§2º).
Para certidões civis, a comparação entre os formatos está em certidão digital ou impressa.
Destino fora da Convenção
Se o país não aderiu, o documento passa pela legalização no Ministério das Relações Exteriores e depois pela repartição consular do país de destino. Segundo o MRE, o serviço é gratuito e a legalização não valida o conteúdo do documento. A diferença entre os caminhos está em documentos internacionais.
E a tradução?
Se o destino exige o documento no idioma local, a regra brasileira prevê duas apostilas: primeiro no original, depois na tradução feita por tradutor público (Código Nacional de Normas, art. 15, §1º). A ordem está explicada em tradução antes ou depois da apostila. Para escrituras, matrículas e procurações, veja tradução de documentos de imóvel.
No serviço de documentos para uso no exterior, coordenamos certidão, apostila e tradução na ordem certa, a partir da lista de exigências do destino, com conferência final de nomes, páginas e sequência. A apostila é sempre emitida pelo cartório, e a aceitação final é decisão do órgão estrangeiro.