Três cartórios, três verbos
Um jeito simples de separar as serventias é pelo verbo:
- o tabelionato de notas formaliza e autentica;
- o Registro de Imóveis inscreve na matrícula;
- o Registro de Títulos e Documentos (RTD) guarda e publica documentos que não têm outro registro próprio e notifica.
A Lei 8.935/1994, art. 5º, trata cada um como uma especialidade distinta, com titulares próprios. Um mesmo prédio pode abrigar mais de uma delas (no DF há ofícios que acumulam notas, protesto, registro civil, títulos e documentos e pessoas jurídicas), mas cada ato segue as regras da sua especialidade.
A relação entre escritura e matrícula já está explicada em escritura × registro. Aqui o foco é o terceiro elemento, o RTD, e o que leva cada documento a um balcão ou a outro.
Comparativo lado a lado
| Ponto | Tabelionato de notas | Registro de Imóveis | RTD |
|---|---|---|---|
| Função | Dar forma pública a negócios e autenticar fatos, firmas e cópias | Registrar e averbar atos sobre imóveis | Registrar documentos para prova, conservação ou efeito contra terceiros; notificar |
| Base | Lei 8.935/1994, arts. 6º e 7º | LRP, art. 167 | LRP, arts. 127, 129 e 160 |
| Onde fazer no DF | Qualquer tabelionato (art. 8º), que só atua no próprio município (art. 9º) | Só no cartório da matrícula | Qualquer ofício com RTD: o DF é circunscrição única (CN-DF, art. 583, §1º) |
| O que você recebe | Traslado ou certidão do ato; documento com firma ou cópia autenticada | Ato lançado na matrícula | Documento com a certificação do registro |
Qual cartório para cada documento
| Documento ou objetivo | Cartório |
|---|---|
| Escritura de compra e venda, doação, permuta | Tabelionato de notas |
| Procuração pública | Tabelionato de notas |
| Reconhecimento de firma e autenticação de cópia | Tabelionato de notas |
| Documentar um fato, inclusive conteúdo de arquivo eletrônico | Tabelionato de notas (ata notarial, CPC, art. 384) |
| Registrar a escritura, a promessa de compra e venda ou a cessão de direitos sobre imóvel | Registro de Imóveis da matrícula |
| Convenção de condomínio | Registro de Imóveis, Livro 3 (LRP, art. 178, III) |
| Guardar um contrato particular com data certa | RTD (LRP, art. 127, I ou VII) |
| Documento estrangeiro traduzido, para uso em repartição ou em juízo | RTD (LRP, art. 129, 6º) |
| Cessão de crédito, dação em pagamento, alienação fiduciária de bem móvel | RTD (LRP, art. 129) |
| Notificação extrajudicial | RTD (LRP, art. 160) |
Quando a lei não aponta cartório algum para um registro, a regra de fechamento manda para o RTD: ele faz "quaisquer registros não atribuídos expressamente a outro ofício" (LRP, art. 127, parágrafo único).
A competência muda de um para outro
É aqui que muita gente se perde, porque cada especialidade tem sua regra territorial:
- Notas: livre escolha. Você escolhe o tabelião, qualquer que seja seu domicílio ou o local do imóvel (Lei 8.935/1994, art. 8º). A escritura eletrônica tem regra própria, explicada em tabelionatos de notas do DF.
- Registro de Imóveis: o da matrícula. O registro de imóveis está sujeito a circunscrição geográfica (Lei 8.935/1994, art. 12). No DF são nove, e quem define é a matrícula; veja qual cartório de registro de imóveis atende meu imóvel.
- RTD: o DF inteiro é uma circunscrição. O documento é registrado no domicílio do interessado, e, para o RTD, todo o DF conta como um só lugar (CN-DF, arts. 583, §1º, e 600).
Erros que custam retrabalho
- Registrar promessa de imóvel no RTD achando que protege a compra. A proteção vem da matrícula. O RTD só trata de promessa de venda de bens móveis entre os registros com efeito contra terceiros (LRP, art. 129, 5º).
- Levar documento ao RTD para reconhecer firma. Firma e cópia são atos exclusivos do tabelião (Lei 8.935/1994, art. 7º, IV e V).
- Usar o registro "só para conservação" para cobrar alguém. O registro do art. 127-A da LRP não gera efeito contra terceiros e não pode servir para cobrança, protesto, notificação ou negativação.
- Procurar o RTD da região. No DF não existe essa divisão para títulos e documentos.
- Tratar ata notarial como notificação. A ata prova um fato; a notificação comunica alguém. Veja ata notarial.
Os detalhes do que o RTD registra, dos efeitos e das notificações estão em Registro de Títulos e Documentos no DF. A visão geral dos cartórios do DF fica em cartórios do DF.