Por que um checklist específico para quem mora fora
As regras são as mesmas para quem está em Brasília e para quem está em outra cidade ou no exterior. O que muda é o custo do erro: uma certidão que vence na véspera, uma procuração sem o poder certo ou uma certidão estrangeira sem apostila podem significar remarcar a escritura, lavrar outro ato ou viajar.
Este checklist reúne os pontos que mais falham à distância e o motivo de cada um. A visão geral de cada situação está em imóvel em Brasília morando fora.
1. O imóvel e o cartório certo
- Matrícula identificada. O número da matrícula e o cartório de registro competente são o ponto de partida de tudo. O registro é feito na serventia da situação do imóvel (Lei 6.015/1973, art. 169), e no DF algumas regiões têm divisão pouco intuitiva. Veja qual cartório de registro de imóveis.
- Titular na matrícula conferido. Quem vai vender precisa ser o dono registrado, com o estado civil atual.
- Origem do imóvel verificada. Imóvel de origem Terracap, em área de regularização ou sem matrícula própria tem caminho diferente e mais longo.
- Imóveis herdados localizados. Quem herdou e não sabe quais imóveis existem precisa começar pela localização; veja herdei imóvel no DF e moro fora.
O que costuma dar errado: confiar em certidão antiga guardada; descobrir só na escritura que o imóvel ainda está em nome de um dono anterior ou do falecido.
2. Certidões e validades
- Validades pensadas para a data do ato. As certidões do imóvel e das partes vêm de órgãos diferentes e têm prazos diferentes; a da matrícula, por exemplo, vale 30 dias para a escritura. O conjunto só serve se estiver todo válido no mesmo dia.
- Certidões de risco consideradas por quem compra. Distribuição de ações, Justiça Federal e protesto não são requisito da escritura, mas mostram o que a matrícula não mostra. As categorias estão em documentos para escritura no DF.
- Condomínio verificado, se houver.
O que costuma dar errado: emitir tudo de uma vez e ver a certidão da matrícula vencer antes da assinatura; perceber tarde que uma certidão saiu positiva e não há tempo para esclarecer.
3. Documentos pessoais
- Estado civil provado por certidão do registro civil, com as averbações. O Código de Normas do TJDFT exige a certidão para provar o estado civil nos atos de transmissão (art. 232, § 7º).
- Documentos estrangeiros preparados. Casamento ou divórcio no exterior precisam de apostila ou legalização e tradução juramentada no Brasil. Procuração feita perante autoridade estrangeira ainda precisa de registro em Títulos e Documentos (Código de Normas do TJDFT, art. 230).
O que costuma dar errado: casamento ou divórcio feito no exterior e nunca transcrito no Brasil; certidão brasileira sem a averbação do divórcio.
4. Forma de assinatura e tributos
- Escritura eletrônica ou procuração, decidida cedo. Na eletrônica, há videoconferência com o tabelião (Provimento CNJ 149/2023, art. 286). Veja assinatura eletrônica em documentos de imóvel.
- Tabelionato competente para a escritura eletrônica: lugar do imóvel ou domicílio do comprador (art. 302). O domicílio do vendedor não define a escolha.
- Procuração com os poderes específicos do ato, conferida antes com o cartório que vai praticá-lo. Veja procuração pública à distância.
- Imposto de transmissão previsto: ITBI na compra, ITCD na herança ou doação, ambos com a Receita do DF, e o momento do pagamento combinado com o tabelionato.
- Custos de cartório e tributos conhecidos por escrito antes da data.
O que costuma dar errado: procuração genérica recusada pelo tabelião; escolher um cartório que não tem competência para a escritura eletrônica.
5. Registro e depois
Nesta etapa, o risco para quem está longe é o título ficar parado. Qualquer pessoa pode apresentá-lo ao registro (Lei 6.015/1973, art. 217), mas, sem alguém responsável por isso, a escritura assinada não chega à matrícula e o imóvel continua no nome do vendedor.
Os prazos correm mesmo a distância: o cartório tem 10 dias para registrar ou emitir exigências, ou 5 dias em certos títulos eletrônicos sem pendências (art. 188), e a prenotação cai em 20 dias se o título não for registrado por omissão do interessado (art. 205). Se a exigência envolver tese jurídica, o procedimento pode exigir atuação de advogado habilitado. A atividade jurídica não integra nossos serviços e deve ser contratada separadamente. O cadastro do IPTU na Receita do DF é outra base e não muda com o registro.
Quando vale pedir ajuda
- Você não sabe o número da matrícula ou qual cartório atende o imóvel.
- A data da escritura está marcada e as certidões ainda não foram emitidas, ou vencem perto do ato.
- Há documento estrangeiro, herdeiro no exterior ou procuração envolvida.
- A matrícula tem ônus, nome diferente do vendedor ou construção não averbada.
Certidões e conferência sem precisar estar no DF
Quem mora fora depende de a documentação chegar certa na primeira vez. Cuidamos da obtenção, da conferência e da organização das certidões do imóvel e das partes, com as validades controladas para a data do ato, e apontamos o que merece atenção antes da escritura. Os atos no cartório e nos órgãos ficam com você ou com quem você indicar.